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5 astuces pour gérer ton administratif en freelance

Melanie
25 avril 2022

Une bonne gestion administrative est une charge mentale en moins.

Hello  👋 Moi c’est Mélanie, Amplitude Mel, secrétaire indépendante pour les professionnels. Aujourd’hui je prends la main sur le blog de Carmine afin de te donner des astuces pour gérer ton administratif en freelance.

Cela fait un petit moment que tu as démarré ta petite entreprise et que tu t’es rendu compte que l’administratif prend une place importante dans celle-ci. Et pourtant au départ tu l’ignorais ? Pour te faire gagner du temps et te faciliter ton quotidien, je vais te donner 5 astuces pour traiter ton administratif en Freelance.

Prête à t’alléger ? 🚀

Avoir une méthode d’organisation pour son administratif en freelance

Pour cela je te conseille d’investir dans du petit matériel de bureau, soit des classeurs, des bannettes, un trieur, des chemises, des sous-chemises, un meuble à dossiers suspendus, ceux avec quoi tu es le plus à l’aise et tu crées des catégories, voire même des sous-catégories.

👉 Les bannettes peuvent être posées sur ton bureau et tu peux y classer ton courrier au fur et à mesure que tu le reçois comme suit : Factures à payer, courrier à répondre, documents à classer…

👉 Les trieurs ou classeurs avec intercalaires, tu peux en avoir plusieurs (un pour chaque année civile ou entreprise) :

  • Pour la banque
  • Les factures d’achats
  • Les documents officiels (URSSAF, Impôts)
  • Les assurances
  • Les courriers clients & fournisseurs

👉 Meubles à dossiers suspendus, par exemple le mien à 3 tiroirs. J’ai donc dédié un tiroir à mes clients, l’autre à mon entreprise et le dernier à mes documents personnels.

Les trois tiroirs sont sous catégorisés différemment :

Le premier chaque client à un dossier suspendu à son nom et j’y classe tous les documents des clients à l’intérieur dans des sous-chemises (contrat, devis, documents archivés).

Le second chaque dossier suspendu correspond à un thème (URSSAF, impôts, factures clients, factures d’achats, assurances, banque) et à l’intérieur pareil que pour les clients j’ai des sous-chemises avec les années d’entreprise, comme ça lorsque je cherche un document, cela est plus rapide de le trouver.

Créer des processus pour ton administratif en freelance

Une fois que tu as choisi ta méthode d'organisation pour ton administratif en freelance, il est important que tu l'écrives pour être transformé en processus. Celui-ci pourra être appliqué à d'autres tâches, à des projets et pourra te servir si un jour tu souhaites déléguer.

👉 Informatiser ce processus pourra te permettre par la suite de le modifier afin de l’améliorer au fil du temps et de tes évolutions. Mais aussi tu pourras le partager plus facilement à tes collaborateurs pour qu’ils puissent s’en imprégner, surtout si tu délègues à des personnes à distance.

〰 Créer des processus est primordial dans la gestion de l'administratif en freelance, car il te permet de garder ta rigueur dans n’importe quelle circonstance.

Utiliser des outils de gestion adaptés

Je vais te parler de mes deux chouchous pour l'administratif en freelance, qui sont (roulements de tambours  🥁)

Notion

Ce premier outil est totalement personnalisable ! Tu peux créer :

  • Bases de données
  • Tableaux de suivi
  • Notes
  • To-do list
  • Plannings

En plus, tu peux y insérer des documents, partager certaines choses avec des collaborateurs, clients ou autres.

〰 Cet outil peut paraître complexe au début, c’est une page blanche que nous modulons à notre guise, au gré de nos envies et surtout de nos besoins.

💡 Si tu n’y arrives pas seul(e) tu peux trouver toutes les réponses à tes questions dans la formation « structurer son cerveau avec notion » de Julia & Julie, formation qui se suit sans difficultés, Julia est vraiment pédagogue.

Notability

Ce second est une application de prise de notes pour iPad, très complète, intuitive et plus élaborée qu’une application de prise de note classique.

Tu peux :

  • Écrire
  • Dessiner
  • Faire des schémas
  • Annoter des documents
  • Enregistrer de l'audio
  • Travailler sur deux notes en même temps

〰 Son plus ? Tu peux l'emmener partout, lors de rendez-vous clients, dans une salle d’attente, en vacances, au bureau…

Ces deux outils sont accessibles en ligne, tu peux retrouver toutes tes données peu importe le lieu et le matériel.

Se consacrer des blocs de temps

Si tu n’es pas du genre régulière, à avoir des outils, des processus ou méthodes et que tu préfères tout gérer d’un coup, alors ce quatrième point est pour toi.

👉 Il est indispensable chaque mois ou chaque semaine de verrouiller une demi-journée dans ton planning pour gérer ton administratif en freelance. Il faut vraiment que tu te laisses un espace cohérent avec les tâches que tu as à faire, car le but est d’avoir son administratif à jour à la fin du temps imparti.

Même si tu aimes tout faire d’un coup il reste quand même indispensable que tu tiennes une to-do list à jour chaque jour du mois où tu y inscris les tâches à faire lors de la gestion de ton administratif :

  • Appels
  • Mails
  • Envoi des courriers
  • Réponses et envoi des devis
  • Facturation

Lors de ta demi-journée d’administratif tu mets cette to-do list sur ton bureau et tu attaques tâche par tâche afin de toutes les éliminées, attention à bien gérer tes priorités !

💡 Penses surtout à bien faire ton classement et ton archivage, ce n’est vraiment pas la partie la plus géniale à faire, mais une fois faite notre cerveau est plus léger !

Et nous sommes beaucoup plus aptes à nous concentrer sur notre cœur de métiers et à nos clients. Cela sera un gain de temps dans la recherche de document dans l’avenir !

Déléguer son administratif en freelance

La dernière astuce dont je vais te parler est de déléguer la partie administrative à une personne extérieure, telle qu’une secrétaire indépendante.

👉 Celle-ci sera ton bras droit de la “paperasse”, plus besoin de réfléchir à des processus, des to-do list ou même des outils de gestion, elle pense à ta place !

〰 Pour déléguer en toute sérénité il est important d’avoir une bonne communication avec ta secrétaire freelance, et de lui déléguer le travail petit à petit, afin d‘apprendre à vous connaître et d’instaurer un climat de confiance pour une collaboration qui dure dans le temps.

Alors tu prends cette option-là ? 🥳 N'hésite pas à me contacter juste ici : Amplitude mel, un vrai couteau Suisse de l'administratif.

Mélanie

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