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5 outils à utiliser en freelance pour rester organisé !

Carmine
14 septembre 2022

Si tu flânes sur Instagram ou les blogs sur l’entrepreneuriat, c’est parfois une vraie guerre entre des outils à utiliser en freelance pour s’organiser. La vie de freelance étant déjà assez souvent une course contre-la-montre, tu n’as pas le temps de tout tester.

Alors aujourd’hui, dans cet article de blog, je te livre mes 5 outils à utiliser en freelance, une sélection des essentiels pour gagner du temps, rester focus et facilité ta vie ainsi que celle de tes clients : le must non ? On y va 🚀

Au sommaire de cet article sur l’organisation en freelance :

Pourquoi être organisé en freelance est vraiment important ?

Question probablement un peu bête de prime abord, mais pourtant essentielle !

👉  Être organisé en freelance, c’est le secret (pas si secret) pour rester motivée et également paraître crédible auprès de tes clients. Quoi de pire qu’un prestataire en retard sur toutes les missions que tu lui confies ?

〰  La feuille de papier ou le carnet pour prendre des notes, c’est bien, mais cela dit, tu peux vite d’y perdre niveau hiérarchisation des informations. C'est pourquoi choisir les bons outils à utiliser en freelance pour être organisée est très important !

Outils à utiliser en freelance, un outil de prise de rendez-vous : Calendly

Arrête de passer des heures à proposer une plage horaire qui convient à ton planning à tes clients ou prospect pour un appel de suivi ou découverte.

👉  Cet outil est suffisant en version gratuite et disponible en ligne : juste besoin de créer un compte et de lier ton agenda pour éviter les conflits d'horaires.

〰  Il permet de trouver la plage horaire libre qui convient le plus à ton client rapidement en 1 clic, ainsi que de lui poser une ou plusieurs questions pour cibler le type d’appel, le contenu, ses attentes ainsi que son contact (mail, téléphone…). Tu peux également lier des autres outils à utiliser en freelance comme des logiciels visio comme Google Meet ou Zoom : un lien vers la conférence sera automatiquement créé et envoyé à ton prospect

💡  Tu peux l’intégré directement à ton site pour ne pas perdre de trafic sur ton site comme ici : Voire la page

Mon outil magique : Zapier

L’outil dont je pourrais parler des heures et des heures tellement il a sauvé mon activité.

👉  Zapier est un outil en ligne no code (c’est-à-dire pas besoin de savoir coder une seule ligne pour pouvoir l’utiliser) qui va te permettre de créer des automatisations.

〰  Une automatisation, c'est une action automatique suite à un événement, reprenons notre outil Calendly par exemple : un nouveau rendez-vous est pris (un évènement) et tu souhaites l’ajouter dans une carte Trello par exemple : pourquoi le faire à la main ? Zapier automatise ce “lien” et t’évite de faire les actions à la main.

Ok, ça ne te prendra pas longtemps : 1 à 2 minutes, mais si tu multiplies par le nombre de rendez-vous que tu as dans l’année : ça se chiffrera rapidement en heure.

💡  Si tu veux apprendre à te servir et découvrir des cas d’usages d’automatisation à faire avec Zapier, je te laisse découvrir la formation Méthode Zapier

Les outils à utiliser en freelance, l'outil n°4 : Google Agenda 

Totalement en lien avec le premier proposé dans cet article : Google Agenda est connu et reconnu tellement il est pratique

👉  Il s’agit d’un outil en ligne, lié à un compte Google, mais il y a aussi une application IOS et Android bien pratiques pour ton portable : idéal pour gérer tes rendez-vous pro et perso sans avoir besoin de ton ordinateur !

〰  Mon conseil : créer plusieurs calendriers avec plusieurs couleurs différentes :

  • Clients
  • Perso
  • Tâches de ton entreprise
  • Un calendrier partagé et synchronisé avec ton équipe si tu en as une
  • Autres selon ton métier et tes besoins

Ça permet de bien répartir ton temps, de te rendre compte si tu passes trop de temps sur une chose et pas assez sur une autre. Tu pourras avoir une vision globale à la semaine ou au mois.

Mon outil pour structurer et gérer mon business : Notion

Le plus connu, mais j’étais obligé de le mettre dans cet article clairement !

👉  Cet outil sert à la prise de notes, mais il est en réalité bien plus que ça. Tu peux créer des bases de données, des tableaux comme sur Trello avec des cartes, des timelines en vue GANTT pour tes projets… La version gratuite est largement suffisante si tu es en freelance !

〰  Pour te donner une idée de ce que tu peux faire avec Notion pour ma part j’ai sur mon compte :

  • Toute ma comptabilité : plus besoin d’Excel
  • Mon CRM client
  • Ma liste de tâches de tous les jours
  • Mes tableaux de bord de gestion pour les projets sites web et mes nouveaux clients
  • L’intégralité des contenus que je produis : Instagram, Linkedin, Pinterest, le blog et ma newsletter
  • Les formations, les idées et tous mes processus

💡 Lié à Zapier, Notion devient un outil surpuissant avec les bonnes automatisations !

Mon outil pour trier et gérer mes mails : Spark

Les emails ça a longtemps été ma plaie en freelance : j’en avais trop ! Bon, j’en ai toujours autant, mais je me suis réconcilié avec grâce à Spark !

👉  Spark est un client mail (une boîte mail si tu préfères) où tu peux connecter ton compte Gmail, celui avec ton adresse mail personnalisée et pleine d’autres. Mais il n’est disponible que sur Mac pour le moment.

〰  Le tri automatique de ta messagerie entre les mails de “vraies” personnes, les newsletters et les publicités est vraiment un atout majeur pour faire un tri rapide dans les mails importants et ceux qui peuvent attendre.

💡 Mon petit truc en plus : je crée un dossier par client, pour retrouver facilement nos échanges, pièce jointe ou infos au lieu de devoir chercher pendant trop longtemps la bonne info au bon endroit !

J’espère que ce petit tour dans les coulisses de mon organisation t'a aidé et apporté des idées pour ton entreprise et ta vie de freelance ! L’idée n’est pas d’utiliser 1 million d’outils, mais de trouver ta petite sélection des outils à utiliser en freelance qui te conviendra et t’aidera à gagner réellement du temps dans ton activité !

Si tu veux rejoindre Méthode Zapier, la formation pour automatiser une partie de ton business, c'est ici :

Découvrir le programme de Méthode Zapier

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