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Automatisation avec Notion : 6 idées pour gagner du temps

Carmine
28 novembre 2022

S’il y a bien un outil que j’ouvre tous les matins au moment de me mettre au travail, comme bon nombre d’autres entrepreneures, c’est Notion ! Et comment te dire qu’à un moment… je passais beaucoup trop de temps à regrouper l’ensemble des infos sur cet outil. Alors l'automatisation avec Notion et mes autres outils était devenu indispensable, quelques automatisations plus tard, mon espace Notion est super-puissant et je ne passe plus 3 heures par semaine à ajouter les bonnes infos au bon endroit.

Envie de gagner du temps & de la productivité sur ton espace Notion ? Dans cet article de blog, je te donne 6 idées d’automatisations à mettre en place !

Au sommaire :

L’automatisation, qu'est-ce que c'est déjà ?

On va définir ensemble ce qu’est une automatisation pour être 100% sûre de bien parler de la même chose durant cet article avant de le livrer la première automatisation avec Notion.

👉 L’automatisation de tâche, c’est confier une action qui pourrait être exécutée par un humain à un robot ou à une machine.

〰 L’automatisation est à la base un processus industriel et pas du tout marketing ou informatique !

🔗 Comment bien débuter en automatisation ?

Pourquoi faire de l'automatisation avec Notion ?

Connecter 2 ou plus d’outil entre eux, oui, mais pour quoi faire ?

👉 Notion est pour beaucoup de freelances et d’entrepreneuses le camp de base de leur activité : comptabilité, création de contenu, suivi des projets, gestion quotidienne de l’entreprise… Tu finis par y passer beaucoup, beaucoup de temps à trier, écrire, classer, enregistrer des infos et des docs. Avec l’automatisation, tu vas pouvoir déléguer à un robot ses tâches sans réelles valeurs pour toi et ton entreprise.

〰 Dans cet article, je vais te parler des automatisations entre Notion et d’autres outils, via l’outil en ligne no code Zapier, cependant, tu peux utiliser l’outil d’automatisation de ton choix ! Zapier propose plus de 5000 outils à connecter et la prise en main est plus simple que d’autres outils concurrents comme Make.

6 idées d’automatisations à mettre en place avec ton espace Notion

Créer une base de données entre ton outil d’emailing et Notion

Que tu utilises MailerLite, ConvertKit ou MailChimp : tu oublieras de faire des sauvegardes de ta base régulièrement et on ne sait jamais ce qui peut arriver !

👉 Créer une automatisation entre ta base de données de ton outil d’emailing ou de newsletter vers une liste sur Notion va te permettre de faire de grandes choses :

  • Des statistiques sur le type de lead qui arrive
  • Ce que tes abonnés ont téléchargé comme freebies pour arriver dans ta liste
  • Migrer encore plus facilement d’un outil à un autre si besoin
  • Adapter ta stratégie
  • Ajouter des infos simplement à un prospect pour transformer ta liste e-mail en un vrai petit CRM !

〰 Pour ma part, il s’agit de ma toute première automatisation entre Notion et MailerLite, elle a plus de 2 ans et elle m’a sauvé la vie à plusieurs reprises !

Sauvegarder tes posts Instagram : l'automatisation avec Notion pour tes KPI ! 

Mais pourquoi donc sauvegarder tes posts Instagram dans une BDD Notion ? Encore une fois à des fins de statistiques et de sauvegarde de ta création de contenu.

👉 À chaque publication sur ton compte Instagram ou celui d’un de tes clients, tu peux enregistrer dans une base de données Notion :

  • L’URL du post
  • L’image du post
  • La description
  • Le type de post : réel, carrousel, image simple…
  • Et encore beaucoup, beaucoup d’autres données à ta guise.

〰 C’est idéal si tu fais des tests d’horaires ou de format, tout est récupéré automatiquement, tu n’as plus qu’à entrer les infos statistiques pour calculer le taux d’engagement et hop : tu vois ce qui fonctionne le mieux sur ton compte sans avoir besoin d’entrée toutes ses infos à la main dans ton compte Notion.

💡 Je te donne ici l’exemple avec le réseau social Instagram, mais tu peux très bien faire cela avec d’autres réseaux sociaux ou outils comme ton blog !

Ne plus courir après les devis signés grâce à une automatisation avec Notion et ton outil de signature électronique

J’espère que tu ne fais plus signer les devis à la main et que tu utilises un outil de signature électronique comme DocuSign ou PandaDoc ! Si c’est le cas, l’automatisation avec Notion qui suit devrait beaucoup te plaire !

👉 Le but ici de cette automatisation est de regrouper dans un même endroit, dans une même base de données, l’ensemble des devis qui ont été signés par tes clients.

〰 Le gain de temps monumental quand tu auras besoin de récupérer le devis : plus besoin de te connecter à ton outil de signature électronique et de chercher le bon doc.

  • Juste besoin d’aller dans ta base Notion 🎉

Envie d’avoir d’autres idées d’automatisations ? Je t’offre 31 exemples d’automatisations à mettre en place dans ton activité d’entrepreneure ou de freelances pour VRAIMENT gagner du temps ! Pour les recevoir dans ta boîte mail, complète simplement le formulaire ci-dessous

Une automatisation avec Notion pour l'ajout de tâches récurrentes

Si tu utilisais Trello avant Notion, tu connais déjà l’automatisation des tâches à date : une fois par semaine, par mois etc.

👉 Cette option n’est pas (encore) disponible dans Notion malheureusement, mais tu peux créer une automatisation avec Zapier pour contourner le problème !

〰 Avec l’outil Schedule by Zapier, tu vas pour définir une récurrence : heure, jour, semaine, mois, année et ajouter une tâche à ta to-do ou à ton calendrier simplement sans avoir besoin d’y penser. Idéal pour :

  • La publication de tes articles de blog
  • La modification de ta bio Instagram
  • Ton CEO DAY
  • L’envoi des factures en fin de mois
  • Ta déclaration à l’URSAAF

Créer une base de données de tes ventes de produits physiques ou digitaux

Tu vends des produits en ligne ou des formations via des plateformes comme Podia ou Teachable ? Créer une base de données de tes clients ou élèves est très utile !

👉 Mais encore une fois : faire les exports est une tâche sans intérêt, à laquelle tu n’as pas envie de penser et que tu repousseras à coup sûr. Cette tâche est donc automatisable !

〰 À chaque nouvel achat de formation ou d’un produit sur ta boutique Shopify ou WooCommerce, Zapier ou ton outil d’automatisation, enregistra directement les infos de ton choix dans une base de données Notion :

  • Nom et prénom du client
  • Produits achetés
  • Prix payé
  • Heure d’achat
  • Et encore une fois : beaucoup d’autres options sont disponibles !

Poster sur Linkedin ou Twitter sans outil de programmation grâce à une automatisation avec Notion

Automatiser la publication de tes posts depuis Notion sans avoir besoin de copier-coller dans un outil de programmation : le rêve non ? 🤩

👉 Rédige comme à ton habitude tes posts dans Notion et mets-toi à la création d’une automatisation entre ton compte Notion et ton réseau social. Avec un compte pro dans Zapier, tu pourras définir une condition “Si la date égale la date du jour, alors le post se publie”

〰 Idéal pour économiser un peu d’argent et d’éviter la multiplication des outils en ajoutant un outil de programmation à ta tool-box. Seulement Zapier & Notion !

Tu as envie de mettre en place ses automatisations entre ton espace Notion et tes outils ? Pour t’apprendre à te servir de Zapier, je t’invite à découvrir la formation “Méthode Zapier” qui t’apprendra à les mettre en place pas à pas

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